STM SmartCalendar

Card guide for PE and CIHướng dẫn card cho PE và CI

ENEvery card the system will send you, and what each colour means. You never need to open Power Automate or SharePoint. Use the PE / CI / SPEL buttons above to show only your own cards.

VIToàn bộ các card mà hệ thống sẽ gửi cho bạn, và ý nghĩa của từng màu. Bạn không cần mở Power Automate hay SharePoint. Dùng nút PE / CI / SPEL ở trên để chỉ xem card của mình.

ENThe tracking list is the truth.A card is only the system asking you for a date it does not have yet. You answer, and the answer goes straight onto the list. That is the whole system.
VIDanh sách theo dõi mới là dữ liệu gốc.Card chỉ là hệ thống hỏi bạn một ngày mà nó chưa có. Bạn trả lời, câu trả lời được ghi thẳng vào danh sách. Hệ thống chỉ có vậy.
EN

SmartCalendar was built to give everyone their time back. Before it, a gate date lived in somebody's inbox: one person chased, another re-typed, and the vendor was told a different date depending on who they asked.

Now the system watches the tracking list and sends a Teams card only when it needs a date it does not have. You answer in the card; the answer goes straight onto the list. Nobody chases, nothing is typed twice, and the vendor always sees one schedule that is current — which is what makes us look professional to a partner factory.

VI

SmartCalendar được xây dựng để trả lại thời gian cho mọi người. Trước đây, ngày của một gate nằm trong hộp thư của ai đó: một người đi nhắc, một người gõ lại, và nhà máy nhận được ngày khác nhau tuỳ theo hỏi ai.

Bây giờ hệ thống theo dõi danh sách và chỉ gửi card Teams khi cần một ngày mà nó chưa có. Bạn trả lời ngay trên card; câu trả lời được ghi thẳng vào danh sách. Không ai phải đi nhắc, không phải gõ lại hai lần, và nhà máy luôn thấy một lịch duy nhất, luôn mới nhất — đó là điều làm chúng ta chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

All cards · Colour
EN

After you submit, a confirmation card comes back

VI

Sau khi bạn gửi, một confirmation card sẽ hiện ra

ENThe coloured strip at the top tells you where you stand before you read a single word.

VIDải màu ở phía trên cho bạn biết kết quả trước khi đọc bất kỳ chữ nào.

GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
✅ Review complete
Review gate: Whitewood Review
Items recorded: 3
A1234-567 — Review Pass
A1234-568 — Review Pass
A1234-569 — Review Pass
The tracking list is updated and the QA team has been notified.
Recorded Friday, 10/09/2026 15:12 (GMT+7)

ENA green confirmation card in full. The strip at the top is the part you read first — the four possibilities are below.

VIMột confirmation card màu xanh lá đầy đủ. Dải màu ở trên cùng là phần bạn đọc trước tiên — bốn khả năng được liệt kê bên dưới.

EN

Saved. Everything you submitted is on the list.You do: nothing. Close the card.

VI

Đã lưu. Mọi thông tin bạn gửi đã được ghi vào danh sách.Bạn làm: không cần làm gì. Đóng card lại.

Also seen as:Cũng xuất hiện dưới dạng: ✅ Review complete · ✅ Kick-off schedule published · ✅ Rescheduled · ✅ Meeting created · ✅ Schedule updated · ✅ Revised schedule saved

EN

Half done. Your dates are saved, but a step after that did not finish — usually someone else was not notified.You do: do not submit again. Screenshot it and send it in. Submitting again can create a duplicate.

VI

Hoàn tất một phần. Ngày của bạn đã được lưu, nhưng một bước sau đó không chạy xong — thường là có người chưa được thông báo.Bạn làm: đừng gửi lại. Chụp màn hình và gửi cho bộ phận hỗ trợ. Gửi lại có thể tạo ra bản trùng.

Also seen as:Cũng xuất hiện dưới dạng: ⚠️ Schedule saved, QA chat post failed · ⚠️ Review saved with problems

EN

Nothing saved. The list is exactly as it was before you pressed submit.You do: wait for the next card and try once more. Red twice? Screenshot and send it in.

VI

Không lưu được gì. Danh sách vẫn y như trước khi bạn bấm gửi.Bạn làm: chờ card tiếp theo và thử lại một lần. Đỏ hai lần? Chụp màn hình và gửi đi.

Also seen as:Cũng xuất hiện dưới dạng: ❌ Review could not be saved · ❌ Schedule could not be saved · ❌ Meeting could not be created · ❌ Reschedule failed

EN

Nothing to change. You submitted with every date field left blank. This is not an error.You do: nothing, if that was deliberate. If you meant to enter a date, you missed a field.

VI

Không có gì thay đổi. Bạn đã gửi khi tất cả các ô ngày còn trống. Đây không phải lỗi.Bạn làm: không cần làm gì, nếu đó là chủ ý. Nếu bạn định nhập ngày, tức là đã bỏ sót một ô.

Also seen as:Cũng xuất hiện dưới dạng: ℹ️ No changes submitted · ℹ️ Review recorded: failed, no new dates

ENNo confirmation card at all

You pressed submit and nothing came back, or the buttons do nothing. The card has expired. It is dead — pressing it again will not help.You do: wait for the next card, or ask for a new one.

VIKhông có confirmation card nào

Bạn bấm gửi nhưng không thấy gì, hoặc các nút không phản hồi. Card đã hết hạn. Card đã hết hiệu lực — bấm thêm cũng vô ích.Bạn làm: chờ card tiếp theo, hoặc yêu cầu cấp card mới.

All cards · Deadline
EN

Every card prints its own expiry

VI

Mỗi card đều in thời hạn của chính nó

This card expires at Wednesday, 09/23/2026 20:30.

ENIt is the small grey line just under the heading, always in Vietnam time. In practice it falls late the evening before the meeting day, around 8–9pm. Answer the card the same day you get it.

VIĐó là dòng chữ xám nhỏ ngay dưới tiêu đề, luôn theo giờ Việt Nam. Thực tế thời hạn thường rơi vào tối muộn của ngày trước ngày họp, khoảng 8–9 giờ tối. Hãy trả lời card ngay trong ngày bạn nhận được.

All cards · The order
EN

Every card you can receive

VI

Tất cả các card bạn có thể nhận

ENListed in the order one item meets them. Each tag says who gets the card and when it arrives.

VIĐược liệt kê theo thứ tự một item gặp chúng. Mỗi nhãn cho biết ai nhận card và khi nào nó đến.

GO noticePE assignmentSPEL · names the PE
Any timeDate movedCI · the PE shifted an earlier gate
At assignmentKick-off requestPE · one date
Day 0Kick-off schedulePE · sets every date
Gate − 2 daysReminderno reply needed
Gate − 1 dayMeeting cardinvite or move
Gate dayReview resultpass or fail
Gate + lateOverdueonly if missed
Any timeDate movedCI · only if the PE shifts

ENYour gates run from Whitewood Review to Pre-production Sign off. The kick-off cards arrive once per group; the middle four repeat at every gate you own.Your gates are Pilot Run Review and AFSR Review. Date moved arrives whenever the PE shifts an earlier gate; the other four repeat at each of your two gates.You get one card, and this is it. It arrives with the GO notice and never expires — but every card after it waits until you answer, so send it back the same day.PE assignment goes to the SPEL first, once per group; the kick-off cards then go to the PE they named. Reminder, Meeting, Review and Overdue repeat at every gate — the PE owns Whitewood Review through Pre-production Sign off, the CI owns Pilot Run Review and AFSR Review. Date moved goes to the CI only.

VIGate của bạn chạy từ Whitewood Review đến Pre-production Sign off. Card kick-off chỉ đến một lần cho mỗi nhóm; bốn card giữa lặp lại ở từng gate bạn phụ trách.Gate của bạn là Pilot Run Review và AFSR Review. Card Date moved đến khi PE dời một gate phía trước; bốn card còn lại lặp lại ở cả hai gate của bạn.Bạn chỉ nhận duy nhất card này. Card đến cùng GO notice và không bao giờ hết hạn — nhưng mọi card phía sau đều chờ bạn trả lời, nên hãy gửi ngay trong ngày.Card PE assignment gửi cho SPEL trước, mỗi nhóm một lần; sau đó card kick-off mới đến PE được chỉ định. Reminder, Meeting, Review và Overdue lặp lại ở mọi gate — PE phụ trách từ Whitewood Review đến Pre-production Sign off, CI phụ trách Pilot Run Review và AFSR Review. Card Date moved chỉ gửi cho CI.

SPEL only0 · GO noticeKhi có GO notice

PE assignment — the card that starts everything

The SPEL gets one card, and only this one. It arrives as soon as the GO notice goes out, and nothing else in the system can begin until it is answered.SPEL chỉ nhận duy nhất một loại card này. Card đến ngay khi GO notice được gửi, và không có bước nào khác trong hệ thống bắt đầu được cho đến khi card này được trả lời.

GROUP 5  ·  SAMPLE WOOD CO  ·  Q4 INTERNATIONAL 2026
PE Assignment  ·  Senior Product Engineer Leader
These items have no Product Engineer assigned. Tick the items, choose a PE and submit. You will be asked again for any items left over.
Category: Wood
Items remaining: 3 of 3
Items
A1234-567  ·  Group 5
A1234-568  ·  Group 5
A1234-569  ·  Group 5
Product Engineer
Search SmartCalendar users▾
Not in the list? Enter their email
name@Ashleyfurniture.com
An email entered here is used instead of the selection above, and the person is added to the SmartCalendar Users list for next time.
Assign PE
  • ENThis card never expires — answer it anyway. Every other card in the system waits behind it: no PE means no kick-off request, no schedule, no reminders, no meeting. The card will sit there patiently while the whole group stands still, so submit it as soon as you can.
  • You can assign a few at a time. Untick the items you are not ready to decide, assign the rest, and a fresh card comes back for whatever is left. It keeps coming back until every item has a PE.
  • The email box beats the dropdown. If you type an email, it is used and the person in the dropdown is ignored. Use it for a PE who has never been in SmartCalendar — they are added to the users list for next time.
  • An email that is not in the Ashley directory updates nothing, and the card is sent again. Check the spelling before you submit.
  • Assigning the PE is what makes the Kick-off request card go out to them — that is the next card in the chain.
  • VICard này không hết hạn — nhưng vẫn phải trả lời sớm. Mọi card khác đều chờ sau nó: chưa có PE thì chưa có kick-off request, chưa có lịch, chưa có reminder, chưa có họp. Card sẽ nằm đó rất kiên nhẫn trong khi cả nhóm đứng yên, nên hãy gửi càng sớm càng tốt.
  • Có thể giao từng phần. Bỏ tick những item bạn chưa quyết được, giao phần còn lại, và một card mới sẽ quay lại với những item còn thiếu. Card lặp lại cho đến khi mọi item đều có PE.
  • Ô email được ưu tiên hơn danh sách. Nếu bạn nhập email, hệ thống dùng email đó và bỏ qua người đã chọn ở trên. Dùng ô này cho PE chưa từng có trong SmartCalendar — họ sẽ được thêm vào danh sách người dùng cho lần sau.
  • Email không có trong danh bạ Ashley sẽ không cập nhật gì, và card được gửi lại. Hãy kiểm tra chính tả trước khi gửi.
  • Việc chỉ định PE chính là thứ làm card Kick-off request được gửi đến họ — đó là card kế tiếp trong chuỗi.
PE only1 · At assignmentKhi được giao

Kick-off request — the very first card

Arrives the moment the SPEL names you as PE, before anything has been scheduled. It asks for one date only.Đến ngay khi SPEL chỉ định bạn làm PE, trước khi có bất kỳ lịch nào. Card này chỉ hỏi một ngày duy nhất.

Kick-off Meeting  ·  New Group Assigned
This card expires at Thursday, 09/24/2026 20:30.
Hi @Nguyen Van A, you have been assigned a new group by Le Thi B!
Vendor: SAMPLE WOOD CO (600000)
Market: Q4 INTERNATIONAL 2026
Category: Wood
Items: 3
Items in this group (3)
A1234-567 · A1234-568 · A1234-569
Please provide Kick-off Meeting Schedule
2026-09-28▾
Submit Schedule
  • ENOne date, nothing else. This card only asks when the kick-off meeting will be held. The rest of the timeline comes later, on a different card.
  • Do not confuse it with the next card. This one has a single date box. The one that asks for all six gate dates arrives afterwards, on the kick-off meeting day itself.
  • The date is pre-filled and required — you cannot submit it empty, but you should still change it to the day actually agreed.
  • This card allows three days, longer than most. It still expires, and the schedule cannot start until you answer.
  • VIChỉ một ngày, không gì khác. Card này chỉ hỏi ngày tổ chức buổi họp kick-off. Toàn bộ tiến độ còn lại sẽ đến sau, ở một card khác.
  • Đừng nhầm với card kế tiếp. Card này chỉ có một ô ngày. Card hỏi đủ sáu ngày gate sẽ đến sau, đúng vào ngày họp kick-off.
  • Ngày được điền sẵn và bắt buộc — bạn không thể gửi khi để trống, nhưng vẫn nên sửa thành ngày đã thống nhất.
  • Card này cho ba ngày, dài hơn hầu hết các card khác. Nó vẫn sẽ hết hạn, và tiến độ không thể bắt đầu cho đến khi bạn trả lời.
PE only2 · Day 0Ngày 0

Kick-off Meeting — set the whole schedule

Arrives once per group. Everything downstream is built from what you submit here.Đến một lần cho mỗi nhóm. Mọi thứ phía sau đều dựa trên những gì bạn gửi ở đây.

KICK OFF MEETING NOTE - SET SCHEDULE
GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
This card expires at Tuesday, 09/22/2026 20:30.
Items: A1234-567, A1234-568, A1234-569
Current Phase: Kick-off Meeting
Scheduled Meeting: Monday, 09/21/2026
This schedule applies to all items in the group.
NOTE: THESE PRE-FILLED DATES ARE CALCULATED FROM SOP LEADTIME ONLY. PLEASE CHECK AND FILL IN THE SCHEDULE AGREED IN THE MEETING.
They are a reference starting point, not the agreed plan.
Whitewood Review
2026-10-09▾
Drop Test
2026-10-31▾
Pre-production Review
2026-11-02▾
Pre-production Sign off
2026-11-03▾
Pilot Run Review
2026-11-16▾
AFSR Review
2026-11-29▾
Submit Schedule
  • ENThe red note is the whole point. Every date below it is arithmetic from the SOP lead time, counted off the kick-off date. Replace them with what the meeting agreed.
  • The dates read 2026-10-09, not Friday, 10/09/2026. Date pickers always show year-month-day. That is normal.
  • There is no item list to tick. One schedule covers all three items in the group.
  • The last two are the CI's gates — but you set their dates here, now.
  • VIDòng chữ đỏ mới là điều quan trọng nhất. Mọi ngày bên dưới chỉ là phép tính theo lead time SOP, tính từ ngày kick-off. Hãy thay bằng ngày đã thống nhất trong buổi họp.
  • Ngày hiển thị là 2026-10-09, không phải Friday, 10/09/2026. Ô chọn ngày luôn hiện theo năm-tháng-ngày. Đó là bình thường.
  • Không có danh sách item để tick. Một lịch áp dụng cho cả ba item trong nhóm.
  • Hai gate cuối thuộc về CI — nhưng ngày của chúng do bạn ấn định ngay tại đây.
PE + CI3 · Gate − 2 daysTrước 2 ngày

Upcoming review reminder — no answer needed

A heads-up two days out. There is nothing to press.Thông báo trước hai ngày. Không có gì để bấm.

UPCOMING REVIEW REMINDER
2 group(s) and 5 item(s) have Review Gate(s) coming up within 2 days.
Item #Review Gate
A1234-567Whitewood Review — Friday, 10/09/2026
A1234-568Whitewood Review — Friday, 10/09/2026
A1234-569Whitewood Review — Friday, 10/09/2026
B7788-120Drop Test — Saturday, 10/10/2026
B7788-121Drop Test — Saturday, 10/10/2026
  • ENNo buttons, no expiry. This one is information only — it never needs a reply and it never produces a confirmation card.
  • If a date here is wrong, do not wait. It is easier to fix now than after the gate is overdue.
  • VIKhông có nút, không có thời hạn. Card này chỉ để thông tin — không cần trả lời và không sinh ra confirmation card.
  • Nếu một ngày ở đây bị sai, đừng chờ. Sửa ngay bây giờ dễ hơn là để gate quá hạn.
PE + CI4 · Gate − 1 dayTrước 1 ngày

Meeting card — create the invite, or move the date

Either move the date, or create the Outlook meeting.Hoặc dời ngày, hoặc tạo lịch họp Outlook.

GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
This card expires at Thursday, 10/08/2026 20:30.
Review Gate: Whitewood Review
Scheduled on: Friday, 10/09/2026
Select items to update:
A1234-567
A1234-568
A1234-569
Action

Press a button above — the real card behaves exactly like this.Hãy bấm thử — card thật hoạt động đúng như vậy.

  • ENThe card starts closed. Neither half is shown until you pick one. Press Reschedule or Create Meeting and that half opens while the other closes — you can switch back and forth as often as you like.
  • The two buttons at the top do not send anything. They only open a section. What actually submits is the green button at the bottom of the section that opened, which carries the same name.
  • Two different jobs, one card.Reschedule just moves the date. Create Meeting sends the real Outlook invite to the vendor, the QA team and everyone else.
  • Meeting Location is prefilled and editable. It defaults to the vendor the item sits at. Change it if the review is somewhere else.
  • The subject line of the invite is not the location — it is the vendor in charge. They can differ on purpose.
  • The fields marked * are required only when you press Create Meeting.
  • Need to move or cancel it afterwards? The card is finished once the invite is out — see the next section.
  • VICard mở ra ở trạng thái đóng. Không phần nào hiện ra cho đến khi bạn chọn. Bấm Reschedule hoặc Create Meeting thì phần đó mở ra và phần kia đóng lại — bạn có thể chuyển qua lại bao nhiêu lần tùy ý.
  • Hai nút ở trên không gửi gì cả. Chúng chỉ mở một phần ra. Nút thực sự gửi là nút màu xanh lá ở cuối phần vừa mở, và nó có cùng tên.
  • Hai việc khác nhau, một card.Reschedule chỉ dời ngày. Create Meeting gửi thư mời Outlook thật cho nhà cung cấp, đội QA và những người liên quan.
  • Meeting Location được điền sẵn và có thể sửa. Mặc định là nhà cung cấp nơi item đang nằm. Hãy đổi nếu buổi review diễn ra ở nơi khác.
  • Tiêu đề thư mời không phải là địa điểm — đó là nhà cung cấp chịu trách nhiệm. Hai thứ này có thể khác nhau, và đó là chủ ý.
  • Các ô có dấu * chỉ bắt buộc khi bạn bấm Create Meeting.
  • Cần dời hoặc hủy sau đó? Card coi như xong khi thư mời đã gửi đi — xem mục kế tiếp.
PE + CI5 · Gate dayNgày diễn ra gate

Review result — Pass or Fail at every gate

The card you will see most often. Same card at every gate, only the phase name changes.Card bạn gặp nhiều nhất. Giống nhau ở mọi gate, chỉ khác tên phase.

UPDATE REVIEW RESULT
GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
This card expires at Thursday, 10/08/2026 20:30.
Items: A1234-567, A1234-568, A1234-569
Current Phase: Whitewood Review
Scheduled Meeting: Friday, 10/09/2026
Select items to update:
A1234-567
A1234-568
A1234-569
Action
Review PassReview Fail
  • ENAll items start ticked. Untick any item the result does not apply to — the rest are updated together.
  • Review Pass closes the gate and moves the item on.
  • Review Fail keeps the gate open and asks you for a new date on the next card. Fail is not a complaint — it is how you reschedule.
  • Your Teams may draw these two as plain grey buttons. The labels are what matter, and Pass is always on the left.
  • VITất cả item đều được tick sẵn. Hãy bỏ tick những item mà kết quả không áp dụng — các item còn lại sẽ được cập nhật cùng lúc.
  • Review Pass đóng gate và chuyển item sang bước tiếp theo.
  • Review Fail giữ gate mở và sẽ hỏi bạn ngày mới ở card kế tiếp. Fail không phải là khiếu nại — đó là cách để dời lịch.
  • Teams của bạn có thể hiển thị hai nút này dạng xám trơn. Điều quan trọng là chữ trên nút, và Pass luôn nằm bên trái.
PE + CI6 · After the gateSau gate

Overdue — a gate has passed with no result

The only red card that is not an error. It wants new dates.Card đỏ duy nhất không phải lỗi. Nó cần ngày mới.

GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
This card expires at Monday, 10/12/2026 17:00.
Overdue review gate(s)
Whitewood Review scheduled on Friday, 10/09/2026
Select items to update:
A1234-567
A1234-568
A1234-569
Enter only the dates you want to change. Leave blank for no change.
Whitewood Review
Select a date▾
Drop Test
Select a date▾
Submit Revised Schedule
  • ENThe date fields start empty here, unlike the kick-off card. Blank means no change — fill in only what is moving.
  • This card expires faster than the others, in hours rather than a day. Read the grey line.
  • It keeps coming back until the gate has a result. The way to stop it is to answer it, not to ignore it.
  • VICác ô ngày ở đây để trống sẵn, khác với card kick-off. Để trống nghĩa là không thay đổi — chỉ điền những ngày cần dời.
  • Card này hết hạn nhanh hơn các card khác, tính bằng giờ chứ không phải một ngày. Hãy đọc dòng chữ xám.
  • Nó sẽ quay lại liên tục cho đến khi gate có kết quả. Cách để nó dừng là trả lời, không phải bỏ qua.
CI only7 · Any timeBất kỳ lúc nào

The PE moved a date that affects you

Sent when Pre-production Sign off shifts, because your two gates depend on it.Được gửi khi Pre-production Sign off thay đổi, vì hai gate của bạn phụ thuộc vào nó.

GROUP 5 · SAMPLE WOOD CO · Q4 INTERNATIONAL 2026
This card expires at Tuesday, 11/03/2026 20:30.
Nguyen Van A just updated the schedule for Pre-production Sign off to Friday, 11/06/2026. Your schedule is greatly impacted, please revise your Review Gate Schedule.
Pilot Run Review: Monday, 11/16/2026
AFSR: Sunday, 11/29/2026
Select items to update:
A1234-567
A1234-568
A1234-569
Leave blank for no change.
Pilot Run Review
Select a date▾
AFSR
Select a date▾
Submit Review
  • ENThis is a warning, not an instruction. Nothing has moved your two gates yet — the dates shown are still the old ones.
  • If the new sign-off date does not actually affect you, submit with both fields blank. You will get a blue confirmation card and nothing changes.
  • Only two dates can be changed here: Pilot Run Review and AFSR. Everything earlier belongs to the PE.
  • VIĐây là cảnh báo, không phải chỉ thị. Hai gate của bạn chưa bị dời — ngày hiển thị vẫn là ngày cũ.
  • Nếu ngày sign-off mới thực sự không ảnh hưởng đến bạn, hãy gửi với cả hai ô để trống. Bạn sẽ nhận confirmation card màu xanh dương và không có gì thay đổi.
  • Chỉ hai ngày có thể sửa ở đây: Pilot Run Review và AFSR. Mọi gate trước đó thuộc về PE.
All cards · After the invite
EN

Changing the time, or cancelling the meeting

VI

Đổi giờ họp, hoặc hủy buổi họp

ENOnce Create Meeting has gone out, the card is finished — you change the meeting in Outlook, not in Teams.

VISau khi Create Meeting đã gửi đi, card coi như xong — bạn đổi buổi họp trong Outlook, không phải trong Teams.

Outlook › Calendar › People's calendars › Product Launch System
▾My calendars
Calendar
Birthdays
▾People's calendars
Product Launch System
1ST AFSR REVIEW_A1234-567,568,569_SAMPLE WOOD CO_SAMPLE MARKET 2026
⋯EditCancel

Review meetings show in green on this calendar.Các buổi review hiện màu xanh lá trên lịch này.

  1. ENOpen Outlook and go to Calendar.
  2. In the left pane, open People's calendars and tick Product Launch System.
  3. Go to the meeting date. The review meetings appear in green.
  4. Click the meeting, then the ⋯ button.
  5. Choose Edit to move the time, or Cancel to call it off.
  1. VIMở Outlook và vào Calendar.
  2. Ở khung bên trái, mở People's calendars và tick chọn Product Launch System.
  3. Đi tới ngày họp. Các buổi review hiện màu xanh lá.
  4. Bấm vào buổi họp, rồi bấm nút ⋯.
  5. Chọn Edit để dời giờ, hoặc Cancel để hủy.
ENWhy not just edit it from my own inbox?The meeting was created by the Product Launch System account, not by you. In your own copy you are only an attendee, so there is nothing to edit. You must open it from the Product Launch System calendar to get the Edit and Cancel options.
VISao không sửa ngay trong hộp thư của tôi?Buổi họp do tài khoản Product Launch System tạo, không phải bạn. Trong bản của bạn, bạn chỉ là người tham dự nên không có gì để sửa. Bạn phải mở từ lịch Product Launch System mới thấy tùy chọn Edit và Cancel.
ENDo I have to tell anyone after I change it?No. The system watches this calendar. Cancel the meeting and the gate is marked Cancelled; move the time and the scheduled date updates by itself. Everyone on the invite gets the Outlook update as usual. You do not need to send a separate message or answer another card.
VISau khi đổi, tôi có phải báo cho ai không?Không. Hệ thống theo dõi lịch này. Hủy buổi họp thì gate được đánh dấu Cancelled; dời giờ thì ngày lịch tự cập nhật. Mọi người trong thư mời vẫn nhận thông báo Outlook như bình thường. Bạn không cần nhắn thêm hay trả lời card nào nữa.
ENProduct Launch System is not in my calendar list.Then it has not been shared with you yet. Contact JohTran@ashleyfurniture.com and it will be added.
VITôi không thấy Product Launch System trong danh sách lịch.Nghĩa là lịch chưa được chia sẻ cho bạn. Hãy liên hệ JohTran@ashleyfurniture.com để được thêm vào.
All cards · Errors
EN

When the system reports its own failure

VI

Khi hệ thống tự báo lỗi

STM automation error
A step in this notification failed after 5 retries (1 minute apart), so something you were expecting may not have completed.
Flow
notiOverdue
Step
Post_Receipt_Card
Run ID
08584939201234567890
Time (UTC)
2026-10-09 08:12
Please take a screenshot of this and send it to JohTran@ashleyfurniture.com for support.
  • ENThis is not a confirmation card. It does not tell you whether your dates were saved — check the tracking list, or wait for the real confirmation card.
  • The screenshot is the whole request. The Run ID and the timestamp are what make the fault findable. A description without them usually cannot be traced.
  • The system already retried five times, one minute apart, before giving up. Pressing anything again will not help.
  • VIĐây không phải confirmation card. Nó không cho biết ngày của bạn đã được lưu hay chưa — hãy kiểm tra danh sách theo dõi, hoặc chờ confirmation card thật.
  • Ảnh chụp màn hình chính là điều được yêu cầu. Run ID và thời gian là thứ giúp tìm ra lỗi. Mô tả suông mà thiếu hai thứ đó thường không thể truy vết.
  • Hệ thống đã tự thử lại năm lần, cách nhau một phút, trước khi báo lỗi. Bấm lại cũng không giúp được gì.
Glossary
EN

Words the cards use

VI

Những từ xuất hiện trên card

Gate
A review checkpoint an item must pass — Whitewood Review, Drop Test, AFSR Review and so on. Every card is about one gate.Một mốc kiểm tra mà item phải vượt qua — Whitewood Review, Drop Test, AFSR Review… Mỗi card đều nói về một gate.
Item
One product number, such as A1234-567.Một mã sản phẩm, ví dụ A1234-567.
Group
Items from the same vendor and market handled together. One card covers the whole group, which is why cards list several item numbers.Các item cùng nhà cung cấp và cùng thị trường được xử lý chung. Một card áp dụng cho cả nhóm, vì vậy card liệt kê nhiều mã item.
PE
Product Engineer. Owns every gate up to and including Pre-production Sign off.Product Engineer. Phụ trách mọi gate cho đến hết Pre-production Sign off.
CI
The inspector at the factory. Owns the last two gates, Pilot Run Review and AFSR Review.Nhân viên kiểm hàng tại nhà máy. Phụ trách hai gate cuối, Pilot Run Review và AFSR Review.
SPEL
The person who assigns a PE to a new group. Their assignment is what triggers your first card.Người chỉ định PE cho một nhóm mới. Việc chỉ định đó tạo ra card đầu tiên của bạn.
Vendor
The factory making the items.Nhà máy sản xuất các item.
Sub-vendor
A second factory where the items are physically made. When one exists, cards name the sub-vendor, because that is where the item is.Nhà máy thứ hai nơi item thực tế được sản xuất. Khi có, card sẽ ghi tên nhà cung cấp phụ, vì item nằm ở đó.
Market
The season the items ship into, written like Q4 INTERNATIONAL 2026.Mùa hàng mà item sẽ giao, viết dạng Q4 INTERNATIONAL 2026.
Tracking list
The master list of items and dates. It is the source of truth — a card is only the system asking you to fill a gap in it.Danh sách gốc chứa item và ngày tháng. Đây là dữ liệu chuẩn — card chỉ là hệ thống hỏi bạn để điền vào chỗ còn thiếu.
Card
The message in Teams that you fill in and submit.Tin nhắn trong Teams mà bạn điền và gửi đi.
Confirmation card
The coloured card that comes back after you submit. Green saved, amber half done, red nothing saved, blue nothing changed.Card màu hiện ra sau khi bạn gửi. Xanh lá là đã lưu, vàng là một phần, đỏ là không lưu được, xanh dương là không có gì thay đổi.
Flow bot
The Teams account every card is sent from. Nothing else in this system will message you.Tài khoản Teams gửi mọi card. Không có nguồn nào khác trong hệ thống nhắn tin cho bạn.
STM Eng/QA Agent
The AI assistant that updates the tracking list.Trợ lý AI dùng để cập nhật danh sách theo dõi.
Glossary · The gates
EN

The seven gates, and who gets the card

VI

Bảy gate, và ai là người nhận card

ENDays are counted from the kick-off meeting. These are the SOP defaults the kick-off card pre-fills — estimates, not a plan.

VISố ngày được tính từ ngày họp kick-off. Đây là mặc định theo SOP mà card kick-off điền sẵn — chỉ là ước tính, không phải kế hoạch.

01Kick-off Meetingday 0PE
02Whitewood Review+18 dPE
03Drop Test+40 dPE
04Pre-production Review+42 dPE
05Pre-production Sign off+43 dPE
06Pilot Run Review+56 dCI
07AFSR Review+69 dCI

ENThis is the wood list. Non-wood accessories and rugs run shorter lists, but they always end at the same two quality gates. AFSR Review is always last — once it passes, the item is finished and no further card comes.

VIĐây là danh sách cho hàng gỗ. Hàng phụ kiện không gỗ và thảm có danh sách ngắn hơn, nhưng luôn kết thúc ở đúng hai gate chất lượng này. AFSR Review luôn là gate cuối cùng — sau khi đạt, item hoàn tất và sẽ không còn card nào nữa.

FAQ · How to
EN

Three things the cards do not tell you

VI

Ba điều mà card không nói cho bạn biết

ENTwo items passed but one failed. How do I record a split result?Answer the card twice. First untick the item that failed, leaving only the ones that passed, and press Review Pass. The card comes straight back carrying only the item you left out — now press Review Fail for it and give the new date.

Keep going until no card returns. The system re-asks on purpose until every item in the group has a result, so an item can never be left behind. It works in either order — you can fail one first and pass the rest afterwards.
VIHai item đạt nhưng một item không đạt. Tôi ghi nhận kết quả hỗn hợp thế nào?Hãy trả lời card hai lần. Đầu tiên bỏ tick item không đạt, chỉ để lại những item đạt, rồi bấm Review Pass. Card sẽ quay lại ngay, lần này chỉ còn item bạn đã bỏ ra — bấm Review Fail cho item đó và nhập ngày mới.

Cứ tiếp tục cho đến khi không còn card nào quay lại. Hệ thống cố ý hỏi lại cho đến khi mọi item trong nhóm đều có kết quả, nên không item nào bị bỏ sót. Thứ tự nào cũng được — bạn có thể cho một item không đạt trước rồi mới duyệt những item còn lại.
ENI need the meeting sooner than the date on the schedule.Use the STM Eng/QA Agent — the AI assistant that updates the tracking list — to change that review gate's scheduled date to the day you want.

About two minutes later the system notices the new date and sends you the meeting card by itself. Create the invite from that card as normal. You do not have to wait for the original date to come due, and you do not need to ask anyone to re-send the card.
VITôi cần họp sớm hơn ngày trên lịch.Hãy dùng STM Eng/QA Agent — trợ lý AI dùng để cập nhật danh sách theo dõi — để đổi ngày lịch của review gate đó sang ngày bạn muốn.

Khoảng hai phút sau, hệ thống tự nhận ra ngày mới và gửi meeting card cho bạn. Tạo thư mời từ card đó như bình thường. Bạn không phải chờ đến ngày ban đầu, và cũng không cần nhờ ai gửi lại card.
ENI need a meeting for a later gate, but the one before it is not finished.For example, you need a Drop Test meeting while Whitewood Review is still open. The SOP treats the gates as one after another, but on the floor they often run side by side. The system follows the SOP, so it will not offer a card for a gate whose predecessor is still open.

Two steps, in this order:
1. Put the actual date into Whitewood Review, so that gate is recorded as done.
2. Then change the Drop Test scheduled date with the STM Eng/QA Agent, exactly as above.

The Drop Test meeting card arrives a couple of minutes later. The order matters — while the earlier gate is still open, changing the later date on its own will not produce a card.⚠️ Check the category before you do this. Outdoor and Non-wood Accessories items do not always follow the same gate list as wood — the gate sitting before yours may not be the one you expect, and some gates do not exist for those categories at all. Read that item's own gate list first, and only mark the gate that genuinely comes before the one you need.
VITôi cần họp cho một gate sau, nhưng gate trước chưa xong.Ví dụ, bạn cần họp Drop Test trong khi Whitewood Review vẫn còn mở. SOP xem các gate diễn ra lần lượt, nhưng thực tế tại xưởng chúng thường chạy song song. Hệ thống đi theo SOP, nên sẽ không gửi card cho một gate mà gate trước đó còn chưa đóng.

Hai bước, theo đúng thứ tự này:
1. Nhập ngày thực tế cho Whitewood Review, để gate đó được ghi nhận là đã hoàn tất.
2. Sau đó đổi ngày lịch của Drop Test bằng STM Eng/QA Agent, đúng như cách ở trên.

Meeting card của Drop Test sẽ đến sau vài phút. Thứ tự rất quan trọng — nếu gate trước còn mở, chỉ đổi ngày của gate sau sẽ không sinh ra card nào.⚠️ Hãy kiểm tra nhóm hàng trước khi làm điều này. Hàng Outdoor và Non-wood Accessories không phải lúc nào cũng theo cùng danh sách gate như hàng gỗ — gate đứng trước gate của bạn có thể không phải gate bạn nghĩ, và một số gate thậm chí không tồn tại với các nhóm hàng đó. Hãy xem danh sách gate của chính item đó trước, và chỉ đánh dấu đúng gate thực sự đứng trước gate bạn cần.
FAQ · Don't panic
EN

Normal, even though it looks wrong

VI

Bình thường, dù trông có vẻ sai

ENI changed a date and no meeting card sent.Give it two to four minutes. The system checks the list on a timer; it does not watch you type. Do not edit it a second time — that can produce two cards.
VITôi đã đổi ngày mà không thấy gì xảy ra.Hãy đợi hai đến bốn phút. Hệ thống kiểm tra danh sách theo chu kỳ, không theo dõi lúc bạn gõ. Đừng sửa lần thứ hai — có thể sinh ra hai card.
ENThe kick-off card already has every date filled in.Those are SOP estimates, not decisions. The card is asking you to replace them with what was actually agreed in the meeting. Submitting them untouched publishes the estimate as the plan.
VICard kick-off đã điền sẵn tất cả các ngày.Đó chỉ là ước tính theo SOP, không phải quyết định. Card đang yêu cầu bạn thay bằng ngày đã thống nhất trong buổi họp. Nếu gửi nguyên như vậy, ước tính sẽ trở thành kế hoạch chính thức.
ENI only want to change one date.Fill in that one and leave the rest blank. Blank means no change — it does not erase anything.
VITôi chỉ muốn đổi một ngày.Hãy điền ngày đó và để trống các ô còn lại. Để trống nghĩa là không thay đổi — không xóa gì cả.
ENSomeone corrected the data, but my card still shows the old version.A card carries a snapshot taken the moment it was raised. Corrections made afterwards do not reach back into it. The next card will be correct.
VIDữ liệu đã được sửa, nhưng card của tôi vẫn hiển thị thông tin cũ.Mỗi card mang một bản chụp tại thời điểm nó được tạo. Những chỉnh sửa sau đó không tác động ngược vào card. Card tiếp theo sẽ đúng.
ENThe card names a vendor I did not order from.If the item is being made at a sub-vendor, the card names the sub-vendor, because that is where the item physically is. The main vendor is still invited to the meeting.
VICard ghi tên một nhà cung cấp mà tôi không đặt hàng.Nếu item được sản xuất tại nhà cung cấp phụ, card sẽ ghi tên nhà cung cấp phụ, vì item thực tế nằm ở đó. Nhà cung cấp chính vẫn được mời họp.
ENAfter AFSR Review the summary has no "next gate" column.Correct. AFSR Review is the last gate, so there is nothing after it to show.
VISau AFSR Review, bảng tổng kết không có cột "next gate".Đúng vậy. AFSR Review là gate cuối cùng, nên không còn gì phía sau để hiển thị.
ENI got the same thing in my chat and in the QA group chat.The group chat copy is read-only, for the team's information. The one you answer always comes to you directly from Flow bot.
VITôi nhận cùng nội dung trong chat riêng và trong group chat QA.Bản trong group chat chỉ để xem, nhằm thông tin cho cả nhóm. Card bạn cần trả lời luôn được gửi riêng cho bạn từ Flow bot.
ENA card appeared saying something went wrong.That is the system reporting its own failure, not a confirmation card. Do exactly what it says — screenshot it and send it in. Those screenshots are the only way the fault gets found.
VIXuất hiện một card báo có lỗi xảy ra.Đó là hệ thống tự báo lỗi, không phải confirmation card. Hãy làm đúng như card yêu cầu — chụp màn hình và gửi đi. Những ảnh chụp đó là cách duy nhất để tìm ra lỗi.
EN

Stuck? Screenshot first.

A screenshot of the whole card — including the grey heading strip at the top — identifies the item, the gate and the exact time. Without it, a report is almost impossible to trace.

VI

Gặp vướng mắc? Hãy chụp màn hình trước.

Ảnh chụp toàn bộ card — kể cả dải tiêu đề màu xám ở trên cùng — cho biết item nào, gate nào và đúng thời điểm nào. Nếu thiếu, gần như không thể truy vết.

JohTran@ashleyfurniture.com